Kirjanpidon järjestäminen

Jokainen liike- tai ammattitoimintaa harjoittava on toiminnastaan kirjanpitovelvollinen.

Kirjanpitovelvollisia ovat aina

• Luonnolliset henkilöt harjoittamastaan liike- ja ammattitoiminnasta. Koskee myös liikkeen- ja ammatinharjoittajan kuolinpesää ja konkurssipesää, jos se jatkaa liikkeen- tai ammatinharjoittajan toimintaa.
• Osakeyhtiöt
• Asunto-osakeyhtiöt
• Osuuskunnat
• Avoimet yhtiöt
• Kommandiittiyhtiöt

Kirjanpitovelvollisuus alkaa viimeistään silloin, kun liike- tai ammattitoimintaa on ryhdytty harjoittamaan. Jos liiketoimintaa ei ole vielä ryhdytty harjoittamaan, alkaa liikkeen- tai ammatinharjoittajan kirjanpitovelvollisuus silloin, kun yksityisliike on merkitty viranomaisten rekistereihin. Avoimen yhtiön ja kommandiittiyhtiön kirjanpitovelvollisuus silloin, kun yhtiömiehet ovat tehneet sopimuksen toiminnan harjoittamisesta avoimena yhtiönä tai kommandiittiyhtiönä.

Osakeyhtiön kirjanpitovelvollisuus alkaa viimeistään perustettavan yhtiön osakkeiden merkintäpäivästä. Osuuskunnan kirjanpitovelvollisuus alkaa viimeistään perustamiskirjan päivämäärästä. Jos toiminta on kuitenkin aloitettu ennen tätä ja osakeyhtiö tai osuuskunta ottaa vastatakseen toimista, osakeyhtiön tai osuuskunnan kirjanpitovelvollisuus alkaa jo ensimmäisen liiketapahtuman syntymisestä.

Kahdenkertaista eli suoriteperusteista kirjanpitoa on yritysmuodosta johtuen pidettävä henkilöyhtiöistä (avoin- ja kommandiittiyhtiö) ja osakeyhtiöistä. Ammatinharjoittaja ei ole velvollinen pitämään kahdenkertaista kirjanpitoa, ellei seuraavista ehdoista tilikaudella tai sitä suoraan edeltäneellä tilikaudella ylity vähintään kaksi seuraavista:

• taseen loppusumma 100 000 €
• liikevaihto tai sitä vastaava tuotto 200 000 €
• palveluksessa keskimäärin kolme henkilöä

Yhdenkertainen maksuperusteinen kirjanpito ei kerro yrityksen todellista taloudellista tilaa

Kirjanpidon merkitys

Kirjanpidolla on yritykselle ja yrittäjälle paljon suurempi merkitys kuin vain menojen ja tulojen kirjaaminen aikajärjestyksessä. Kirjanpito on osa laskentatointa, ja sen tehtävänä on tuottaa omistajille ja muille sidosryhmille tärkeää informaatiota tuloksen jakamiseksi. Toinen kirjanpidon tehtävä on pitää erillään omistajan ja yrityksen tai muiden yritysten väliset tulot, menot, varat ja velat. Kirjanpidon järjestämisvastuussa on vastuullinen yrittäjä. Osakeyhtiön tilinpäätös julkaistaan Kaupparekisterissä, jolloin luvut ovat rahoittajien, yrityksen tavarantoimittajien ja kilpailijoiden käytössä.

Tilitoimistot

Suurin osa yrittäjistä antaa kirjanpidon ja palkanlaskennan tilitoimiston hoidettavaksi. Tilitoimisto on asiantuntijapalvelua, jolloin halvin tilitoimisto ei useinkaan ole etevin. Siksi ennen tilitoimiston valintaa kannattaa keskustella paikkakunnan yrittäjien kanssa ja kuunnella heidän mielipiteitään. Tärkeää on, että yritykselle tärkeä tulosseurantatieto saadaan määräajoin. Pääsääntöisesti yrittäjän kannattaa keskittyä omaan liiketoimintaansa ja sen kehittämiseen. Ammattitaitoinen ja laajasti yritystoimintaa tunteva kirjanpitäjä on myös merkittävä lisäarvo yrittäjän oman liiketoiminnan kehittämisessä. Tilitoimiston kanssa kannattaa tehdä kirjallinen sopimus, jossa tehtävät työt sovitaan.

Hyvä tilitoimisto tukee ja neuvoo yrittäjää

Suoriteperusteinen (kahdenkertainen) kirjanpito

Suoriteperusteisessa kirjanpidossa, joka on kirjanpidon lähtökohta, tapahtumat kirjataan luovutuspäivän (myyntipäivän) tai vastaanottamispäivän (ostopäivän) mukaan. Mikäli asiakas maksaa ostamansa tavaran vasta seuraavalla tilikaudella, yrityksellä on tilinpäätöksessä myyntisaaminen asiakkaalta. Ostot, jotka maksetaan seuraavan tilikauden puolella, näkyvät tilinpäätöksessä ostovelkoina.

Maksuperusteinen (yhdenkertainen) kirjanpito

Maksuperusteisessa kirjanpidossa menot ja tulot kirjataan maksun päiväyksen mukaisesti vaikkei maksua olisi asiakkaalta tullutkaan. Tilitoimistot voivat vähentää työmääräänsä käyttämällä maksuperusteista kirjaamistapaa asiakkailleen yhtiömuodosta piittaamatta ja siirtyä tilinpäätöstä tehtäessä suoriteperusteiseen. Ainoastaan ammatinharjoittajalla on oikeus käyttää maksuperusteista kirjanpitoa koko tilikauden ajan.

Tuote/palvelukohtainen tiliöinti

Tarkoittaa kulujen kohdistamista tietylle tuotteelle tai palvelulle. Raaka-aineita ja palveluja ostettaessa ilmoitetaan myyjälle asiakkaan viite, joka näkyy myöhemmin laskussa. Viitteen avulla saadaan laskettua kaikki saman viitteen laskut yhteen, jolloin nähdään tuote/palvelukohtaiset ostot. Tästä on suuri apu tuotteen/palvelun kannattavuuden seurannassa, jolloin saadaan laskettua mm. tuotekohtainen ainekäyttöprosentti.