Fakturering har en väsentlig roll vid prissättning och försäljning. Därför är viktigt att välja rätt tidpunkt för fakturering. Människan är som skarpast i början av arbetsdagen.

Faktureringen är ett noggrant arbete och att rätta till felaktiga fakturor tar tid och ger en osäker bild av företaget. Speciell yrkesskicklighet och noggrannhet krävs av den som fakturerar i installationsföretagen. T.ex. en elinstallationsaffär säljer rikligt med tillbehör utöver arbetet, varvid de tillbehör som blir ofakturerade försvagar lönsamheten på ett betydande sätt.

TIPS FÖR FAKTURERING

  1. Småtillbehörstillägg är ett bra alternativ om det finns mycket småtillbehör och det går oskäligt mycket tid till att fakturera för dem (t.ex. 5 procent av fakturans slutsumma, max. 50 euro).
  2. Kom ihåg att du är berättigad att använda dig av faktureringstillägg, såvida det skulle ha varit möjligt att betala inköpet vid kassan. Faktureringstillägget är ren och skär inkomst.
  3. Kom ihåg att faktureringen bygger upp en uppfattning om priset. Använd således hellre riktpriser och ge rabatt från dem, då du använder nettopriser. Kunden känner sig viktig. Realisationsprissättningen fungerar bäst, då kunden inte har någon uppfattning om priset.
  4. Kom ihåg att det är dyrt att ge betalningstid. Om du använder 30 dagar som betalningsvillkor i stället för 14, måste du själv finansiera försäljningssumman i 2 veckors tid (T.ex. omsättningen 300 000 euro i året = kassan är i behov av 14 000 euro mera pengar).
  5. Kom ihåg att fakturans betalningstid börjar från dagen då fakturan skrivs ut! Ju snabbare du fakturerar desto snabbare får du pengarna. Betalningsskyldigheten för mervärdesskatten börjar emellertid redan från leveransdagen.
  6. Kom ihåg att då du använder dig av 7 dagars betalningsvillkor, bör du beakta helgdagarna. Kom ihåg att faktureringen utgör en del av företagsbilden. En som är långsam med faktureringen, är sannolikt långsam även i sitt förvärvsarbete.
  7. Kom ihåg att skriva på fraktsedeln och fakturan att äganderätten till den sålda varan övergår då köpesumman i sin helhet har betalats. Produkten kan också säljas med återtagningsförbehåll, dvs. varan kan hämtas om ingen betalning har skett.

Lag om betalningstid i kommersiella avtal säger, att maximal betalningstid när gäldenären är näringsidkare, får överskrida 60 dagar endast om det uttryckligen avtalats om detta.

Fakturapåskrifter och kvitto

Då man skickar och tar emot fakturor bör man se till att det med tanke på mervärdesbeskattningen finns nödvändiga, korrekta och tillräckliga uppgifter på fakturan. Fakturans storlek inverkar på fakturapåskrifterna. En färdig fakturablankett hittar du på delen ”Blanketter”. Vid kontantbetalning bör säljaren erbjuda kunden kvittot.

Traditionell pappersfaktura och elektronisk fakturering

Den traditionella pappersfakturan är tillsvidare det vanligaste sättet i handeln mellan småföretag och konsumenterna. En traditionell pappersfaktura hittar du på delen ”Företagets administration”. Den elektroniska faktureringen försvarar sin plats då upprepade fakturor skickas och då man på förhand har kommit överens om elektroniskt faktureringssätt och form. Med elektronisk fakturering kan man avse två olika saker:

  1. E-postfaktura, leverans av ett bilddokument som ser ut som en faktura åt kunden som en e-postbilaga (t.ex. fakturan utskriven i pdf-format). Härvid levereras fakturan åt kunden som en e-postbilaga i stället för den traditionella pappersfakturan. Kunden kan om han så önskar printa ut fakturan på papper eller lägga ut den på en godkännanderunda. Word- och Excel-baserade faktureringsblanketter kan printas ut i PDF-form från nätet med kostnadsfria nedladdade program.
  2. Nätfaktura, dvs. leverans av datainnehållet av fakturan åt kunden på ett formbundet sätt (bl.a. Finvoice, eFaktura), varvid fakturan kan läsas automatiskt i mottagarens köpreskontra och system för godkännande eller i nätbanken. Nätfakturan är en elektronisk faktura, vars uppgifter kan behandlas automatiskt och av vilken man kan producera en vy som påminner om en pappersfaktura på datorns bildskärm. Då man skickar nätfakturor åt konsumenterna skickas fakturan till betalarens nätbank. Konsumentens nätfakturering benämns e-faktura. Om ditt företag inte har ett system för ekonomiförvaltning och kunden vill ha fakturorna som nätfakturor, kan fakturorna göras och skickas elektroniskt via den www-tjänst som olika operatörer och banker erbjuder. Med dessa tjänster kan man också ta emot nätfakturor. Hos operatörerna och i bankernas service fyller man i den faktura som skickas åt kunden med ett eget program eller på en fakturabotten som finns i nätbanken.

Om ditt företag har i bruk ett system för ekonomiförvaltning, ta reda på om faktureringssystemet förmår skicka nätfakturor och om köpreskontran kan ta emot nätfakturor. Om programmet inte klarar av det måste programmet uppdateras till en nyare version eller bytas till ett nytt med beredskap för att skicka och/eller ta emot nätfakturor. Därefter måste man välja operatör eller bank som kan erbjuda förmedlingstjänster för nätfakturor. Formatet för fakturor är t.ex. eInvoice, TEAPPS- och PostiXML eller det av bankerna använda Finnvoice.

Tilläggsuppgifter: Finvoice (endast på finska) och bankernas egna hemsidor eller www.verkkolasku.fi (endast på finska)

Fakturapåskrifter och kvitto

Då man skickar och tar emot fakturor, bör man se till att det med tanke på mervärdesbeskattningen finns nödvändiga, korrekta och tillräckliga uppgifter på fakturan. Fakturans storlek inverkar på fakturapåskrifterna. En färdig fakturablankett hittar du på delen ”blanketter”. Vid kontantbetalning bör säljaren erbjuda kunden kvittot.

S.k. förenklade fakturapåskrifter
Denna möjlighet berör fakturor av mindre belopp (slutsumman under 1000 euro) och tillfällen där det med hänsyn till de tekniska förhållandena är svårt att beakta alla obligatoriska förpliktelser som hör ihop med ifrågavarande handelsvara eller utskickandet av faktura. Detta avser en situation i detaljhandeln, vid auktioner osv.

Förenklade fakturapåskrifter är

  • fakturans utskrivningsdatum
  • försäljarens namn och FO-nummer
  • antalet sålda varor och deras natur samt tjänsternas natur
  • beloppet på den skatt som ska betalas per skattesats eller grunden för skatten per skattesats (=priset utan mervärdesskatt och skattens storlek per skattesats)
En färdig fakturablankett och ett kvitto hittar du på delen "Blanketter"