Laskuttaminen kuuluu olennaisena osana hinnoitteluun ja myyntiin. Laskutuksen ajankohdalle kannattaa valita rauhallinen hetki työpäivästä, jolloin keskeytysten määrä on mahdollisimman vähäinen ja olet itse parhaimmillasi.

Laskuttaminen on tarkkaa työtä. Väärin tehtyjen laskujen korjaaminen vie turhaa aikaa ja antaa toimittajasta huolimattoman vaikutelman. Erityistä tarkkuutta edellyttää asennusyritysten laskutustyö, jossa tarvikkeita ja nimikkeitä on paljon. Esim. sähköasennusliikkeen on huolehdittava, että kaikki kohteeseen asennetut tarvikkeet tulevat laskutetuksi. Puuttuvat tarvikkeet voivat pienentää toiminnan kannattavuutta merkittävästi.

Laki maksuajoista kaupallisissa sopimuksissa ilmoittaa, että elinkeinonharjoittajien välisissä sopimuksissa yli 60 päivän maksuajoista on sovittava etukäteen.

Laskutusniksejä

  • Pientarvikelisä on hyvä vaihtoehto, kun pientarviketta on paljon ja niiden laskuttamiseen menee kohtuuttomasti aikaa. (esim. 5 % laskun loppusummasta, max. 50 euroa).
  • Käytä laskutuslisää, mikäli ostos olisi ollut mahdollista maksaa kassalla. Laskutuslisä on puhdasta katetta.
  • Laskutus rakentaa hintamielikuvaa. Käytä mieluummin ohjevähittäishintoja ja anna niistä alennusta, kuin käytät nettohintoja. Alennushinnoittelu toimii parhaiten silloin, kun asiakkaalla ei ole mielikuvaa hinnasta.
  • Maksuajan antaminen syö käyttöpääomaa ja on kallista. Jos käytät maksuehtoa 30 päivää 14 päivän sijasta, joudut itse rahoittamaan 2 viikon ajan arvonlisäverollisen summan (Esim. liikevaihto 300 000 euroa vuodessa = kassa vaatii lisärahaa 14 000 euroa).
  • Laskun maksuaika alkaa laskun päivästä! Mitä nopeammin laskutat, sitä nopeammin saat rahat. Arvonlisäveron maksuvelvollisuus alkaa kuitenkin jo toimituspäivästä. Käytettäessä 7 päivän maksuehtoa, tulee huomioida pyhäpäivät.
  • Laskutus on osa yrityskuvaa. Hidas laskuttaja on todennäköisesti hidas myös töissään.
  • Muista kirjoittaa rahtikirjaan ja laskuun, että omistusoikeus myytyyn tavaraan siirtyy, kun kauppahinta on kokonaan maksettu.
  • Tuote voidaan myydä myös takaisinottoehdolla eli tavara noudettavissa, ellei maksua tapahtunut.

Paperilasku ja sähköinen laskutus

Perinteinen paperilasku on toistaiseksi yleinen tapa pienten yritysten ja kuluttajien välisessä kaupassa. Lasku on kätevä lja nopea ähettää pdf-muodossa sähköpostilla, jolloin laskutuskulut tulevat todella halvoiksi. Laskupohjan löydät Yritystulkista. Sähköinen laskutus kannattaa valita ehdottomasti, kun laskuja lähetellään toistuvasti kymmeniä.

Sähköinen laskutus eli verkkolasku eli laskun tietosisällön toimittamista asiakkaalle määrämuotoisena (mm. Finvoice, eLasku), jolloin lasku saadaan luettua automaattisesti vastaanottajan ostoreskontraan ja hyväksytysjärjestelmään tai verkkopankkiin. Verkkolasku on sähköinen lasku, jonka tiedot ovat automaattisesti käsiteltävissä ja josta voidaan tuottaa tietokoneen näytölle paperilaskua muistuttava näkymä. Verkkolaskuja kuluttajille lähetettäessä lasku lähetetään laskun maksajan verkkopankkiin. Kuluttajan verkkolaskusta käytetään nimitystä e-lasku. Jos yritykselläsi ei ole taloushallinnon järjestelmää ja asiakas haluaa saada laskut verkkolaskuna, voi laskut tehdä ja lähettää sähköisesti eri operaattoreiden ja pankkien tarjoamien www-palvelujen kautta. Näihin palveluihin voi myös vastaanottaa verkkolaskuja. Operaattoreiden ja pankkien palveluissa täytetään asiakkaalle lähtevä lasku omalla ohjelmalla tai verkkopankissa olevaan laskupohjaan.
Mikäli yritykselläsi on käytössä jokin taloushallinnon järjestelmä, selvitä, pystyykö laskutusohjelma lähettämään verkkolaskuja ja ostoreskontra vastaanottamaan verkkolaskuja. MiJos ohjelma ei tähän pysty, täytyy ohjelma päivittää uudempaan versioon tai vaihtaa uuteen, missä on valmius verkkolaskujen lähettämiseen ja/tai vastaanottoon. Tämän jälkeen täytyy valita operaattori tai pankki, joka voi tarjota verkkolaskujen välityspalvelua. Laskun formaatteja ovat esim. eInvoice, TEAPPS- ja PostiXML tai pankkien käyttämä Finnvoice.

Lisätietoa:Finvoice, pankkien omat kotisivut tai www.verkkolasku.info

Laskumerkinnät ja kuitti

Laskuja annettaessa ja saataessa on huolehdittava, että laskussa on arvonlisäverotusta varten tarvittavat oikeat ja riittävät tiedot. Laskumerkintöihin vaikuttaa laskun suuruus. Käteismaksusta on maksajalle tarjottava kuittia, mutta maksajan ei ole sitä pakko ottaa kuittia vastaan.

Ns. kevennetyt laskumerkinnät
Tämä mahdollisuus koskee määrältään vähäisiä laskuja (loppusumma alle 1000 euroa) sekä tilanteita, joissa asianomaisen toimialan kauppatavan tai laskun lähettämistä koskevien teknisten olosuhteiden vuoksi kaikkia pakollisia velvoitteita on hankala noudattaa. Tämä tarkoittaa tilannetta vähittäiskaupassa, huutokaupassa yms. Kuitissa pitää olla seuraavat tiedot:

  • Yrityksen/elinkeinonharjoittajan nimi, yhteystiedot ja Y-tunnus
  • kuitin antamispäivä
  • tunnistenumero
  • myytyjen tavaroiden määrä ja laji sekä palvelujen laji
  • suoritettavan veron määrä verokannoittain

Kuittia ei tarvitse antaa seuraavissa tapauksissa:

  • automaatista tapahtuvaan myyntiin
  • arpajaislainsäädännössä tarkoitettuun toimintaan
  • markkina- ja torikauppaan ulkotiloissa, lukuun ottamatta alkoholijuomien vähittäismyyntiä ja anniskelua
  • sähköiseen kaupankäyntiin, laskun maksamiseen ja muihin sellaisiin maksutilanteisiin, joissa ostaja voi itsenäisesti maksaa tavaran tai palvelun ilman elinkeinonharjoittajan läsnäoloa.

Laskun viitenumerot
Viitenumerolla yksilöidään tietty tilisiirto. Laskuttaja voi vapaasti muodostaa viitenumeron esim. asiakasnumeroon, laskun numeroon tms. perustuen, kunhan viitteeseen sisältyy tarkiste. Säännöllisesti toistuvissa maksuissa (esim. vuokrissa, osamaksuissa, jne. ei eränumeroa kannata sisällyttää viitenumeroon, sillä maksulla kuitataan yleensä vanhin saatava. Viitenumero on muodostetaan viiden numeron ryhmiin, joiden välissä on tyhjä merkkipaikka. Etunollia ei tulosteta. Viitenumeron on esiinnyttävä myös mahdollisessa laskuosassa.