Jokainen liike- tai ammattitoimintaa harjoittava on toiminnastaan kirjanpitovelvollinen.

Kirjanpitovelvollisia ovat aina

  • Luonnolliset henkilöt harjoittamastaan liike- ja ammattitoiminnasta. Koskee myös liikkeen- ja ammatinharjoittajan kuolinpesää ja konkurssipesää, jos se jatkaa liikkeen- tai ammatinharjoittajan toimintaa.
  • Osakeyhtiöt
  • Asunto-osakeyhtiöt
  • Osuuskunnat
  • Avoimet yhtiöt
  • Kommandiittiyhtiöt
  • Yhdistykset ja säätiöt

Kirjanpitovelvollisuus alkaa viimeistään silloin, kun liike- tai ammattitoimintaa on ryhdytty harjoittamaan. Jos liiketoimintaa ei ole vielä ryhdytty harjoittamaan, alkaa liikkeen- tai ammatinharjoittajan kirjanpitovelvollisuus silloin, kun yksityisliike on merkitty viranomaisten rekistereihin. Avoimen yhtiön ja kommandiittiyhtiön kirjanpitovelvollisuus silloin, kun yhtiömiehet ovat tehneet sopimuksen toiminnan harjoittamisesta avoimena yhtiönä tai kommandiittiyhtiönä.

Osakeyhtiön kirjanpitovelvollisuus alkaa viimeistään perustettavan yhtiön osakkeiden merkintäpäivästä. Osuuskunnan kirjanpitovelvollisuus alkaa viimeistään perustamiskirjan päivämäärästä. Jos toiminta on kuitenkin aloitettu ennen tätä ja osakeyhtiö tai osuuskunta ottaa vastatakseen toimista, osakeyhtiön tai osuuskunnan kirjanpitovelvollisuus alkaa jo ensimmäisen liiketapahtuman syntymisestä.

Yhdistyksen kirjanpitovelvollisuus alkaa yhdistyksen perustamiskirjan allekirjoituspäivästä. Säätiön kirjanpitovelvollisuus alkaa säätiön rekisteröimispäivästä, ellei perustettava säätiö ryhdy liiketoiminnan harjoittamiseen jo aikaisemmin.

Kahdenkertaista kirjanpitoa on yritysmuodosta johtuen pidettävä henkilöyhtiöistä (avoin- ja kommandiittiyhtiö) ja osakeyhtiöistä. Ammatinharjoittaja ei ole velvollinen pitämään kahdenkertaista kirjanpitoa, ellei seuraavista ehdoista tilikaudella tai sitä suoraan edeltäneellä tilikaudella ylity vähintään kaksi seuraavista:

  • taseen loppusumma 100.000 €
  • liikevaihto tai sitä vasttava tuotto 200.000 €
  • palveluksessa keskimäärin kolme henkilöä

Kirjanpidon merkitys
Kirjanpidolla on yritykselle ja yrittäjälle paljon suurempi merkitys kuin vain menojen ja tulojen kirjaaminen aikajärjestyksessä. Kirjanpito on osa laskentatointa, ja sen tehtävänä on tuottaa omistajille ja muille sidosryhmille tärkeää informaatiota tuloksen jakamiseksi. Toinen kirjanpidon tehtävä on pitää erillään omistajan ja yrityksen tai muiden yritysten väliset tulot, menot, varat ja velat. Kirjanpidon järjestämisvastuussa on vastuullinen yrittäjä.

Tilitoimistot

Suurin osa yrittäjistä antaa kirjanpidon tilitoimiston hoidettavaksi. Samassa paikassa voidaan tehdä myös palkanmaksutapahtumat. Valitettavasti on yleistä, että tilitoimiston valinnassa kiinnitetään hintaan ennemmän kuin tilitoimiston kyvykkyyteen hoitaa asioita yrittäjän ja yrityksen kannalta parhain päin. Siksi ennen tilitoimiston valintaa kannattaa keskustella paikkakunnan yrittäjien kanssa ja kuunnella heidän mielipiteitään. Tärkeää on, että yritykselle tärkeä tulosseurantatieto saadaan määräajoin. Pääsääntöisesti yrittäjän kannattaa keskittyä omaan liiketoimintaansa ja sen kehittämiseen. Ammattitaitoinen ja laajasti yritystoimintaa tunteva kirjanpitäjä on myös merkittävä lisäarvo yrittäjän oman liiketoiminnan kehittämisessä. Tilitoimiston kanssa kannattaa tehdä kirjallinen sopimus, jossa tehtävät työt sovitaan. Valmiin sopimuspohjan löydät Taloushallintoliiton verkkosivulta www.taloushallintoliitto.fi. Samasta osoitteesta löytyy myös lisätietoja tilitoimiston valintaan.

Tilitoimiston avustaminen kirjanpitotyössä
Yrittäjän tehtävä on toimittaa kirjanpitoaineisto sovittuna ajankohtana tilitoimistoon. Kirjanpitoaineisto järjestetään kuukausittain mappiin seuraavassa järjestyksessä päältä lukien:

  • Pankin tiliotteet
  • Maksettavat verot ja palkat
  • Alkuperäiset ostolaskut laskun päivämäärän mukaan (ensimmäinen päivä alimmaisena ja viimeinen päällimmäisenä) riippumatta siitä, onko lasku maksettu vai ei. Lisäksi käteiskuitit maksupäivän mukaan. Alkuperäisiin ostolaskuihin liitetään rahtikirjat. Pienet käteiskuitit liimataan A4 –paperille siten, että samalla paperilla on saman aiheryhmän maksukuitit.
  • Myyntilaskut numerojärjestyksessä (pienin laskunumero alimmaisena ja suurin päällimmäisenä) ja koontiluettelo laskutuksesta. Myyntilaskun jäljennökseen liitetään lähetysrahtikirjat.

Kolmen mapin järjestelmä
Tositteiden toimittaminen ja papereiden säilyminen järjestyksessä on helppoa tässä järjestelmässä. Kirjanpitäjälle toimitetaan vain yksi vihreä mappi. Vihreään mappiin otetut kopiot maksamattomista laskuista eli ostoveloista mahdollistavat oikeat arvonlisäverokirjaukset. Paperit järjestetään mappiin edellä mainitun ohjeen mukaan.

#

Suoriteperuste ja maksuperuste
Maksuperusteisessa kirjanpidossa menot ja tulot kirjataan maksun päiväyksen mukaisesti. Ainoastaan ammatinharjoittajalla on oikeus käyttää maksuperusteista kirjanpitoa koko tilikauden ajan. Suoriteperusteisessa kirjanpidossa, joka on kirjanpidon lähtökohta, tapahtumat kirjataan luovutuspäivän (myynti) tai vastaanottamispäivän (osto) mukaan. Muut kuin ammatinharjoittajat laativat tilinpäätöksensä suoriteperusteen mukaan. Tämä ei kuitenkaan tarkoita, että suoriteperustetta on noudatettava läpi tilikauden, vaan tilikauden päättyessä tapahtumat on kirjattava suoriteperusteen mukaan. Tällöin siis palataan reaaliaikaan.

Vaadi tilitoimistoa noudattamaan suoriteperusteista kirjaamistapaa läpi tilikauden etenkin silloin, kun yrityksen maksuvalmius on heikentynyt ja laskut maksetaan myöhässä. Välitilinpäätökset eivät pidä enää paikkaansa ja arvonlisäveroa voidaan joutua maksamaan liian aikaisin. Jos asiakkaanne ovat hitaita maksajia, myös silloin kannattaa käyttää suoriteperusteista kirjaamistapaa.