Laskuttaminen kuuluu olennaisena osana hinnoitteluun ja myyntiin. Laskutuksen ajankohdalle kannattaa valita rauhallinen hetki työpäivästä, jolloin keskeytysten määrä on mahdollisimman vähäinen ja olet itse parhaimmillasi.

Laskuttaminen on tarkkaa työtä. Väärin tehtyjen laskujen korjaaminen vie turhaa aikaa ja antaa toimittajasta huolimattoman vaikutelman. Erityistä tarkkuutta edellyttää asennusyritysten laskutustyö, jossa tarvikkeita ja nimikkeitä on paljon. Esim. sähköasennusliikkeen on huolehdittava, että kaikki kohteeseen asennetut tarvikkeet tulevat laskutetuksi. Puuttuvat tarvikkeet voivat pienentää toiminnan kannattavuutta merkittävästi.

Laki maksuajoista kaupallisissa sopimuksissa ilmoittaa, että elinkeinonharjoittajien välisissä sopimuksissa yli 60 päivän maksuajoista on sovittava etukäteen.

Laskutusniksejä

  • Pientarvikelisä on hyvä vaihtoehto, kun pientarviketta on paljon ja niiden laskuttamiseen menee kohtuuttomasti aikaa. (esim. 5 % laskun loppusummasta, max. 50 euroa).
  • Käytä laskutuslisää, mikäli ostos olisi ollut mahdollista maksaa kassalla. Laskutuslisä on puhdasta katetta.
  • Laskutus rakentaa hintamielikuvaa. Käytä mieluummin ohjevähittäishintoja ja anna niistä alennusta, kuin käytät nettohintoja. Alennushinnoittelu toimii parhaiten silloin, kun asiakkaalla ei ole mielikuvaa hinnasta.
  • Maksuajan antaminen syö käyttöpääomaa ja on kallista. Jos käytät maksuehtoa 30 päivää 14 päivän sijasta, joudut itse rahoittamaan 2 viikon ajan arvonlisäverollisen summan (Esim. liikevaihto 300 000 euroa vuodessa = kassa vaatii lisärahaa 14 000 euroa).
  • Laskun maksuaika alkaa laskun päivästä! Mitä nopeammin laskutat, sitä nopeammin saat rahat. Arvonlisäveron maksuvelvollisuus alkaa kuitenkin jo toimituspäivästä. Käytettäessä 7 päivän maksuehtoa, tulee huomioida pyhäpäivät.
  • Laskutus on osa yrityskuvaa. Hidas laskuttaja on todennäköisesti hidas myös töissään.
  • Muista kirjoittaa rahtikirjaan ja laskuun, että omistusoikeus myytyyn tavaraan siirtyy, kun kauppahinta on kokonaan maksettu.
  • Tuote voidaan myydä myös takaisinottoehdolla eli tavara noudettavissa, ellei maksua tapahtunut.

Sähköinen laskutus

Verkkolaskutuksessa laskuttaminen nopeutuu ja maksusuoritukset ovat nopeammin yrityksesi tilillä. Säästät aikaa ja rahaa kun laskuja ei tarvitse tulostaa ja postittaa. Laskut menevät varmemmin perille, tiedot säilyvät muuttumattomina ja virheelliset suoritukset vähenevät.

Sähköisellä laskutuksella voidaan tarkoittaa kahta asiaa:

  1. Verkkolasku eli E-lasku: Lasku lähetetään asiakkaan verkkopankkiin tai taloushallinto-ohjelmaan. Kuluttajan verkkolaskusta käytetään nimitystä e-lasku. Helpoin tie on käyttää pankkien verkkopankkiohjelmien laskutusohjelmaa, joista voi lähettää myös tavallisia paperilaskuja tarvittaessa.
  2. Sähköpostilasku: Laskun näköisen kuvatiedoston toimittamista asiakkaalle sähköpostin tiedostoliitteenä (esim. lasku tulostettuna pdf-muotoon). Tällöin perinteisen paperilaskun sijaan laskutettavalle asiakkaalle toimitetaan lasku sähköpostin tiedostoliitteenä, josta asiakas voi halutessaan tulostaa laskun paperille tai laittaa hyväksytyskierrokselle. Word- ja Excel-pohjaisia laskulomakkeita voi tallentaa uusimmalla ohjelmilla suoraan pdf-muotoon ja vanhempiin ohjelmiin löytyy netistä ilmaiseksi ladattavia ohjelmia. Sähköpostilaskun ongelmana on roskapostin suuri määrä, jolloin lasku saattaa jäädä asiakkaalta huomioimatta.

Paperilaskut

Paperilaskutus on kätevä tapa, jos laskuja lähtee samoille asiakkaille harvoin. Valmiin laskupohjan löydät Yritystulkin lomakkeista.

Laskumerkinnät

Laskuja annettaessa ja saataessa on huolehdittava, että laskussa on arvonlisäverotusta varten tarvittavat oikeat ja riittävät tiedot. Laskumerkintöihin vaikuttaa laskun suuruus. Käteismaksusta on maksajalle tarjottava kuittia, mutta maksajan ei ole sitä pakko ottaa kuittia vastaan.

Ns. kevennetyt laskumerkinnät
Tämä mahdollisuus koskee määrältään vähäisiä laskuja (loppusumma alle 1000 euroa) sekä tilanteita, joissa asianomaisen toimialan kauppatavan tai laskun lähettämistä koskevien teknisten olosuhteiden vuoksi kaikkia pakollisia velvoitteita on hankala noudattaa. Tämä tarkoittaa tilannetta vähittäiskaupassa, huutokaupassa yms. Kuitissa pitää olla seuraavat tiedot:

  • Yrityksen/elinkeinonharjoittajan nimi, yhteystiedot ja Y-tunnus
  • kuitin antamispäivä
  • tunnistenumero
  • myytyjen tavaroiden määrä ja laji sekä palvelujen laji
  • suoritettavan veron määrä verokannoittain

Laskun viitenumerot

Viitenumerolla yksilöidään tietty tilisiirto. Laskuttaja voi vapaasti muodostaa viitenumeron esim. asiakasnumeroon, laskun numeroon tms. perustuen, kunhan viitteeseen sisältyy tarkiste. Säännöllisesti toistuvissa maksuissa (esim. vuokrissa, osamaksuissa, jne. ei eränumeroa kannata sisällyttää viitenumeroon, sillä maksulla kuitataan yleensä vanhin saatava. Viitenumero on muodostetaan viiden numeron ryhmiin, joiden välissä on tyhjä merkkipaikka. Etunollia ei tulosteta. Viitenumeron on esiinnyttävä myös mahdollisessa laskuosassa.

Kuitti

Kuittia ei tarvitse antaa seuraavissa tapauksissa:

  • automaatista tapahtuvaan myyntiin
  • arpajaislainsäädännössä tarkoitettuun toimintaan
  • markkina- ja torikauppaan ulkotiloissa, lukuun ottamatta alkoholijuomien vähittäismyyntiä ja anniskelua
  • sähköiseen kaupankäyntiin, laskun maksamiseen ja muihin sellaisiin maksutilanteisiin, joissa ostaja voi itsenäisesti maksaa tavaran tai palvelun ilman elinkeinonharjoittajan läsnäoloa.