Valtaosa kuluttajista ja lähes kaikki yritykset maksavat laskunsa verkkopankissa, joten luontevin tapa laskutukseen on sähköinen laskutus.

Sähköinen laskutus

Verkkolaskutus kannattaa ottaa käyttöön mahdollisimman nopeasti, jos laskuja tulee useita viikossa. Laskuttaminen nopeutuu ja maksusuoritukset ovat nopeammin yrityksesi tilillä. Säästät aikaa ja rahaa kun laskuja ei tarvitse tulostaa ja postittaa. Laskut menevät varmemmin perille, tiedot säilyvät muuttumattomina ja virheelliset suoritukset vähenevät.

Sähköisellä laskutuksella voidaan tarkoittaa kahta asiaa:

  1. Verkkolasku eli E-lasku: Lasku lähetetään asiakkaan verkkopankkiin tai taloushallintaohjelmaan. Kuluttajan verkkolaskusta käytetään nimitystä e-lasku. Helpoin tie aloittavalle yrittäjälle on käyttää pankkien verkkopankkiohjelmien laskutusohjelmaa, joista voi lähettää myös tavallisia paperilaskuja tarvittaessa.
  2. Sähköpostilasku: Laskun näköisen kuvatiedoston toimittamista asiakkaalle sähköpostin tiedostoliitteenä (esim. lasku tulostettuna pdf-muotoon). Tällöin perinteisen paperilaskun sijaan laskutettavalle asiakkaalle toimitetaan lasku sähköpostin tiedostoliitteenä, josta asiakas voi halutessaan tulostaa laskun paperille tai laittaa hyväksytyskierrokselle. Word- ja Excel-pohjaisia laskulomakkeita voi tallentaa uusimmalla ohjelmilla suoraan pdf-muotoon ja vanhempiin ohjelmiin löytyy netistä ilmaiseksi ladattavia ohjelmia. Sähköpostilaskun ongelmana on roskapostin suuri määrä, jolloin lasku saattaa jäädä asiakkaalta huomioimatta.

Paperilaskut

Paperilaskutus on kätevä tapa, jos laskuja lähtee samoille asiakkaille harvoin. Valmiin laskupohjan löydät Yritystulkin lomakkeista.

Laskumerkinnät ja kuitti

Laskuja annettaessa ja saataessa on huolehdittava, että laskussa on arvonlisäverotusta varten tarvittavat oikeat ja riittävät tiedot. Laskumerkintöihin vaikuttaa laskun suuruus. Käteismaksusta on maksajalle tarjottava kuittia, mutta maksajan ei ole sitä pakko ottaa kuittia vastaan.

Ns. kevennetyt laskumerkinnät
Tämä mahdollisuus koskee määrältään vähäisiä laskuja (loppusumma alle 1000 euroa) sekä tilanteita, joissa asianomaisen toimialan kauppatavan tai laskun lähettämistä koskevien teknisten olosuhteiden vuoksi kaikkia pakollisia velvoitteita on hankala noudattaa. Tämä tarkoittaa tilannetta vähittäiskaupassa, huutokaupassa yms.

Viivästyskorko

Viivästyskorkoa saa periä, jos asiakas ei ole maksanut laskuaan eräpäivään mennessä. Viivästyskorko lasketaan maksamatta olevalle saatavalle laskun eräpäivästä lukien maksupäivään saakka.

  • Kuluttajakaupassa viivästyskorko on 7 % + Euroopan keskuspankin (EKP) viitekorko.
  • Yritysten välisessä kaupassa viivästyskorko on 8 % + Euroopan keskuspankin (EKP) viitekorko, ellei viivästyskorosta ole erikseen sovittu, . Yritysten välillä voidaan viivästyskorosta ja muista sopimusehdoista sopia vapaasti.

Laskun viitenumerot

Viitenumerolla yksilöidään tietty tilisiirto. Laskuttaja voi vapaasti muodostaa viitenumeron esim. asiakasnumeroon, laskun numeroon tms. perustuen, kunhan viitteeseen sisältyy tarkiste. Säännöllisesti toistuvissa maksuissa (esim. vuokrissa, osamaksuissa, jne. ei eränumeroa kannata sisällyttää viitenumeroon, sillä maksulla kuitataan yleensä vanhin saatava. Viitenumero on muodostetaan viiden numeron ryhmiin, joiden välissä on tyhjä merkkipaikka. Etunollia ei tulosteta. Viitenumeron on esiinnyttävä myös mahdollisessa laskuosassa.

VAT- eli ulkomaisen ALV-numeron tarkistus

EU-sisäkaupan laskutuksessa käytettävä VAT-numero pyydetään kauppakumppanilta, jonka jälkeen sen voimassaolo tulee tarkistaa. Pelkällä nimellä tarkistaminen ei onnistu. VAT-numeroiden voimassaolon voit tarkistaa EU-komission Internet-sivuilta.
Vastauksena kyselyyn saadaan joko kyllä tai ei:

  • Kyllä, numero on voimassa tällä hetkellä
  • Ei, numero ei ole voimassa tai on virheellinen

Jos saat vastauksen ”Ei” ota yhteyttä numeron antaneeseen yritykseen ja tiedustele heiltä uutta VAT-numeroa. Jos saat yritykseltä EU-alkuisen tunnistamisnumeron, sitä ei voi käyttää yritysten välisessä tavaroiden ja palveluiden yhteisökaupassa. EU-alkuinen tunnistamisnumero on annettu yritykselle, joka on rekisteröity arvonlisäveron erityisjärjestelmään.

Kuitti

Kuitissa pitää olla seuraavat tiedot:

  • Yrityksen/elinkeinonharjoittajan nimi, yhteystiedot ja Y-tunnus
  • kuitin antamispäivä
  • tunnistenumero
  • myytyjen tavaroiden määrä ja laji sekä palvelujen laji
  • suoritettavan veron määrä verokannoittain

Kuittia ei tarvitse antaa seuraavissa tapauksissa:

  • automaatista tapahtuvaan myyntiin
  • arpajaislainsäädännössä tarkoitettuun toimintaan
  • markkina- ja torikauppaan ulkotiloissa, lukuun ottamatta alkoholijuomien vähittäismyyntiä ja anniskelua
  • sähköiseen kaupankäyntiin, laskun maksamiseen ja muihin sellaisiin maksutilanteisiin, joissa ostaja voi itsenäisesti maksaa tavaran tai palvelun ilman elinkeinonharjoittajan läsnäoloa
laskupohjan löydät Yritystulkin lomakkeista