Perinteinen lähetetty paperilasku on toistaiseksi yleisin tapa pienten yritysten ja kuluttajien välisessä kaupassa. Sähköinen laskutus on erinomainen, kun laskuja lähetellään toistuvasti ja sähköisestä laskutustavasta ja muodosta on etukäteen sovittu.

Sähköisellä laskutuksella voidaan tarkoittaa kahta eri asiaa:

  1. Sähköpostilasku eli laskun näköisen kuvatiedoston toimittamista asiakkaalle sähköpostin tiedostoliitteenä (esim. lasku tulostettuna pdf-muotoon) Tällöin perinteisen paperilaskun sijaan laskutettavalle asiakkaalle toimitetaan lasku sähköpostin tiedostoliitteenä, josta asiakas voi halutessaan tulostaa laskun paperille tai laittaa hyväksytyskierrokselle.
    Word- ja Excel-pohjaisia laskulomakkeita voi tallentaa uusimmalla ohjelmilla suoraan pdf-muotoon ja vanhempiin ohjelmiin löytyy netistä ilmaiseksi ladattavia ohjelmia.
  2. Verkkolasku, E-lasku eli laskun tietosisällön toimittamista asiakkaalle määrämuotoisena, jolloin lasku saadaan luettua automaattisesti vastaanottajan ostoreskontraan ja hyväksytysjärjestelmään tai verkkopankkiin. Verkkolasku on sähköinen lasku, jonka tiedot ovat automaattisesti käsiteltävissä ja josta voidaan tuottaa tietokoneen näytölle paperilaskua muistuttava näkymä. Verkkolaskuja kuluttajille lähetettäessä lasku lähetetään laskun maksajan verkkopankkiin. Kuluttajan verkkolaskusta käytetään nimitystä e-lasku. Jos yritykselläsi ei ole taloushallinnon järjestelmää ja asiakas haluaa saada laskut verkkolaskuna, voi laskut tehdä ja lähettää sähköisesti eri operaattoreiden ja pankkien tarjoamien www-palvelujen kautta. Näihin palveluihin voi myös vastaanottaa verkkolaskuja. Operaattoreiden ja pankkien palveluissa täytetään asiakkaalle lähtevä lasku omalla ohjelmalla tai verkkopankissa olevaan laskupohjaan.

Mikäli yritykselläsi on käytössä jokin taloushallinnon järjestelmä, selvitä, pystyykö laskutusohjelma lähettämään verkkolaskuja ja ostoreskontra vastaanottamaan verkkolaskuja. Jos ohjelma ei tähän pysty, täytyy ohjelma päivittää uudempaan versioon tai vaihtaa uuteen, missä on valmius verkkolaskujen lähettämiseen ja/tai vastaanottoon. Tämän jälkeen täytyy valita operaattori tai pankki, joka voi tarjota verkkolaskujen välityspalvelua. Laskun formaatteja ovat esim. eInvoice, TEAPPS- ja PostiXML tai pankkien käyttämä Finnvoice. Lisätietoa saat pankistasi.

Laskumerkinnät ja kuitti

Laskuja annettaessa ja saataessa on huolehdittava, että laskussa on arvonlisäverotusta varten tarvittavat oikeat ja riittävät tiedot. Laskumerkintöihin vaikuttaa laskun suuruus. Käteismaksusta on maksajalle tarjottava kuittia, mutta maksajan ei ole sitä pakko ottaa kuittia vastaan.

Ns. kevennetyt laskumerkinnät
Tämä mahdollisuus koskee määrältään vähäisiä laskuja (loppusumma alle 1000 euroa) sekä tilanteita, joissa asianomaisen toimialan kauppatavan tai laskun lähettämistä koskevien teknisten olosuhteiden vuoksi kaikkia pakollisia velvoitteita on hankala noudattaa. Tämä tarkoittaa tilannetta vähittäiskaupassa, huutokaupassa yms.

Kuitissa pitää olla seuraavat tiedot:

  • Yrityksen/elinkeinonharjoittajan nimi, yhteystiedot ja Y-tunnus
  • kuitin antamispäivä
  • tunnistenumero
  • myytyjen tavaroiden määrä ja laji sekä palvelujen laji
  • suoritettavan veron määrä verokannoittain

Kuittia ei tarvitse antaa seuraavissa tapauksissa:

  • automaatista tapahtuvaan myyntiin
  • arpajaislainsäädännössä tarkoitettuun toimintaan
  • markkina- ja torikauppaan ulkotiloissa, lukuun ottamatta alkoholijuomien vähittäismyyntiä ja anniskelua
  • sähköiseen kaupankäyntiin, laskun maksamiseen ja muihin sellaisiin maksutilanteisiin, joissa ostaja voi itsenäisesti maksaa tavaran tai palvelun ilman elinkeinonharjoittajan läsnäoloa

Viivästyskorko

Viivästyskorkoa saa periä, jos asiakas ei ole maksanut laskuaan eräpäivään mennessä. Viivästyskorko lasketaan maksamatta olevalle saatavalle laskun eräpäivästä lukien maksupäivään saakka.

  • Kuluttajakaupassa viivästyskorko on 7 % + Euroopan keskuspankin (EKP) viitekorko.
  • Yritysten välisessä kaupassa viivästyskorko on 8 % + Euroopan keskuspankin (EKP) viitekorko, ellei viivästyskorosta ole erikseen sovittu, . Yritysten välillä voidaan viivästyskorosta ja muista sopimusehdoista sopia vapaasti.

VAT- eli ulkomaisen ALV-numeron tarkistus

EU-sisäkaupan laskutuksessa käytettävä VAT-numero pyydetään kauppakumppanilta, jonka jälkeen sen voimassaolo tulee tarkistaa. Pelkällä nimellä tarkistaminen ei onnistu. VAT-numeroiden voimassaolon voit tarkistaa EU-komission Internet-sivuilta.
Vastauksena kyselyyn saadaan joko kyllä tai ei:

  • Kyllä, numero on voimassa tällä hetkellä
  • Ei, numero ei ole voimassa tai on virheellinen

Jos saat vastauksen ”Ei” ota yhteyttä numeron antaneeseen yritykseen ja tiedustele heiltä uutta VAT-numeroa. Jos saat yritykseltä EU-alkuisen tunnistamisnumeron, sitä ei voi käyttää yritysten välisessä tavaroiden ja palveluiden yhteisökaupassa. EU-alkuinen tunnistamisnumero on annettu yritykselle, joka on rekisteröity arvonlisäveron erityisjärjestelmään.

laskupohjan löydät Yritystulkin lomakkeista